آموزش بخش مدیران ساختمان ۱۳۹۶/۶/۲۴ ۱۷:۳۵:۳۹

این بخش شامل کلیه اطلاعات و راهنمایی های لازم جهت استفاده مدیر (یا سایر مسئولین مجتمع)‌ از سامانه مدیریت مجتمع یونیتا میباشد.  در صورتیکه ساکن یا مالک هستید بهتر است از آموزش مربوط به ساکنین و مالکین در این لینک استفاده کنید.

ثبت در این سامانه میباید توسط مدیر ساختمان انجام شود. برای اینکار باید وارد صفحه ثبت نام شده و فرم مربوطه را تکمیل کنید. فرم ثبت نام شامل ۲ قسمت اصلی زیر میباشد:

  • مشخصات مجتمع
  • مشخصات مدیر مجتمع

در حیت ثبت نام به نکات زیر توجه داشته باشید:

  •  اطلاعات وارد شده باید واقعی باشند.
  • در کنار برخی فیلدهای فرم علامت ؟ وجود دارد. در صورتیکه نشانگر ماوس را بر روی آن ببرید اطلاعات کاملتری در مورد آن فیلد نمایش داده میشود.
  • پس از ثبت نام به مدت ۴۸ ساعت میتوانید بصورت رایگان از سامانه استفاده کنید. پس از پایان دوره رایگان میباید اقدام به پرداخت حق اشتراک ماهانه سامانه (بر اساس تعداد واحد های مجتمع شما) نمایید.
  • تکمیل فیلدهایی که در کنار آنها علامت * (به رنگ قرمز)‌ وجود دارد الزامیست.
  • در صورتیکه مدیر مجتمع ، خود ساکن یا مالک واحد (یا واحدهایی)‌ در همان مجتمع میباشد حتما فیلد مربوطه را تیک بزنید. در اینصورت با یک حساب کاربری میتوانید هم مدیریت مجتمع را انجام دهید و هم امور مربوط به واحد (یا واحدهای) مربوط به خود را.
  • نام کاربری شما و همچنین راه اصلی ارتباط با یونیتا شماره موبایل میباشد. دقت کنید که شماره درستی را وارد نمایید.

فرم ثبت نام مجتمع

بلافاصله پس از ثبت نام یک پیامک حاوی نام کاربری و رمز ورود موقت برای شما ارسال میشود. از طریق صفحه لاگین و با استفاده از اطلاعات موجود در پیامک میتوانید وارد سامانه شوید.

فرم ورود

در این مرحله باید ۲ کار اصلی را انجام دهید:

۱- تغییر رمز ورود

۲- ورود اطلاعات پایه

پس از ورود  به سامانه نوار زردرنگی در بالای صفحه ظاهر میشود که از شما میخواهد رمز موقت را به رمز دلخواه خود تغییر دهید. هرچند انجام این کار اجباری نیست ولی جهت افزایش امنیت توصیه میشود که حتما این کار را انجام دهید.

اولین صفحه ای که پس از ورود میبینید، بخش داشبورد مدیریتی است که اطلاعات کلی از مجموعه را نمایش میدهد. در ابتدای کار چون هنوز اطلاعات مجتمع وارد نشده است اکثر بخش های داشبورد خالی میباشد.

قدم دوم پس از تغییر رمز ورود (و یکی از مهمترین مراحل کار)‌ ثبت اطلاعات پایه است. اطلاعات پایه شامل کلیه اطلاعات لازم از مجتمع، واحدها، ساکنین و مالکین  و سایر مواردی است که در ابتدای کار میباید در سامانه ثبت شود. اکثر اطلاعات وارد شده در آینده تغییر نخواهند کرد و پایه عملکرد سامانه بر اساس این اطلاعات خواهد بود .به همین دلیل به آنها اطلاعات پایه میگوییم. اطلاعات پایه از منوی کنار برنامه قابل دسترسی و شامل موارد زیر میباشد:

۱- حساب کاربری مجتمع: این بخش شامل اطلاعاتی است که اکثر آنها را در در فرم ثبت نام وارد کرده اید. در صورت لزوم میتوانید از این قسمت اقدام به تغییر مشخصات مجتمع خود نمایید. همچنین بخش تنظیمات به شما اجازه میدهد تا روش های پرداخت شارژ توسط ساکنین و همچنین میزان دسترسی آنها به گزارشات حسابداری را تعیین کنید.

پروفایل مجتمع

۲- واحد ها: نمایش لیست واحد ها و تعریف واحد جدید در این قسمت انجام میشود. در ابتدا لیست واحدها خالیست چون هنوز واحدی تعریف نشده است.

توجه داشته باشید که فقط به تعداد واحدهایی که در فرو ثبت نام تعیین کرده اید میتوانید واحد تعریف کنید. در صورتیکه تمایل به افزایش تعداد واحدهای مجاز دارید میتوانید از طریق این لینک اقدام به افزایش واحدهای مجاز در پکیج خود نمایید.

  • تعریف واحد از طریق فرم:

در صورتیکه تعداد واحدهای مجتمع شما کم باشد میتوانید از طریق فرم افزودن واحد اقدام به تعریف واحد جدید نمایید. ( پر کردن بسیاری از قسمت های فرم به این دلیل ضروری می باشد که بعدا به وسیله این اطلاعات، شارژها و صورتحساب ها محاسبه می شود)

فرم افزودن واحد
  • ورود لیستی (گروهی) واحد ها:

اگر تعداد واحد های شما زیاد باشند استفاده از فرم افزودن واحد ممکن است زمانبر باشد. در اینصورت بهتر است از افزودن گروهی با فایل استفاده کنید. فایل اکسل نمونه رو دنلود کنید و بر اساس نمونه موجود در فایل اطلاعات مورد نیاز واحدها را در آن وارد کنید. در انتها فایل را ذخیره کرده و فایل نهایی را از طریق دکمه ارسال فایل تکمیل شده در سامانه بارگذاری نمایید.

افزودن گروهی واحدها

۳- اشخاص: ساکنین ، مالکین و سایر کاربران سیستم در این قسمت تعریف میشوند. هر یک از اشخاص تعریف شده میتوانند یک (یا چند) سمت زیر (با دسترسی های تعیین شده) را داشته باشند:

  • مدیر مجتمع
  • مسئول مالی
  • ساکن یا مالک
  • اعضاء هیات مدیره

پس از تعریف اشخاص، با انتخاب اشخاص جدید و کلیک بر روی دکمه ارسال رمز عبور پیامکی حاوی پیام خوش آمد گویی، نام کاربری،‌رمز ورود و لینک سایت برای آن شخص ارسال میشود و از آن لحظه آن شخص (بر اساس سطح دسترسی تعیین شده) میتواند به سامانه دسترسی داشته باشد.

فرم افزودن شخص

۴- حساب ها و صندوق ها: در این قسمت میتوانید انواع حساب های بانکی، صندوق و تنخواه های مجتمع را تعریف کنید. همچنین در صورتیکه تمایل دارید ساکنین و مالکین قادر به پرداخت آنلاین شارژها باشند باید یکی از حساب های بانکی را پس از تعریف به عنوان حساب اصلی معرفی کنید و جهت انتقال وجه حتما باید شماره شبا این حساب را معرفی کرده باشید.

توجه داشته باشید که برای فعال بودن امکان پرداخت آنلاین باید این امکان را در قسمت تنظیمات مجتمع فعال کرده باشید.(بطور پیش فرض فعال میباشد)

فرم تعریف حساب مالی

۵- گروه هزینه و درآمد ها: بطور پیش فرض گروه های هزینه و درآمد مختلف و متدول که در اکثر مجتمع های مسکونی وجود دارد در این قسمت ثبت شده اند. در صورت نیاز میتوانید گروه های جدید به لیست اضافه کنید یا گروه های موجود را ویرایش کنید.

فرم تعریف گروه هزینه و درآمد

۶- تعریف انواع شارژ: یکی از مهمترین بخش های اطلاعات پایه ، تعریف فرمول شارژ واحدها میباشد. شما میتوانید انواع فرمول شارژ بصورت مبلغ ثابت، بر اساس متراژ، بر اساس تعداد نفرات یا ترکیبی از این موارد را ایجاد کنید و شارژ تعریف شده را به واحد های دلخواه اعمال نمایید. همچنین میتوانید دوره شارژها (ماهانه، ۳ ماهه، و …) و زمان صدور آنها (اول ماه، ۱۵ ام ماه، …) را تعیین کنید تا بطور خودکار راس زمان تعیین شده صادر و برای ساکنین (یا مالکین)‌ ارسال گردد.

فرم تعریف شارژ

کلیه امور مالی و حسابداری مجتمع از منوی “امور مالی”  قابل اجرا و پیگیری میباشد. این منو شامل ۳ بخش اصلی زیر میباشد:

  • شارژ و پرداخت واحد ها

در این قسمت یک لیست کامل از صورتحساب های شارژ (یا سایر مخارج موردی که میباید توسط ساکنین و مالکین پرداخت شود)‌ را مشاهده میکنید. این بخش شامل ویژگی های زیر میباشد:

  • در بالای جدول، مانده کل (بدهکاری یا بستانکاری ساکنین و مالکین) نمایش داده میشود.
  • هر ردیف شامل مشخصات یک صورتحساب متعلق به یک واحد میباشد.
  • ردیف ها دارای رنگ پس زمینه قرمز و سبز میباشند. قرمز یه معنی صورتحساب تسویه نشده و سبز به معنی پرداخت های انجام شده است.
  • صورتحساب ها با رنگ پس زمینه سبزرنگ که مبلغ آنها با پس زمینه قرمز (مانند ……) میباشند به معنی این است که پرداخت آن بصورت واریز به حساب انجام شده و توسط ساکن یا مالک ثبت گردیده ولی نیاز به تایید نهایی از سوی مدیر ساختمان دارد. با کلیک بر روی آیکون ……. به قسمت “جزییات پرداخت” رفته و پس از تطبیق شناسه پیگیری با مبلغ گزارش بانک خود در صورت تایید از طریق دکمه اصلاح / تایید پرداخت اقدام به تایید آن پرداخت خاص نمایید. توجه داشته باشید که مبلغ پرداخت شده فقط در صورت تایید مدیر ساختمان از بدهی مالک یا ساکن کسر خواهد شد.

لیست شارژها و پرداخت ها
  • پرداخت های آنلاین، نقدی و چک بصورت خودکار تایید شده و نیاز به تایید دوباره مدیر ساختمان ندارند.
  • در صورت نیاز به ایجاد یک صورتحساب خاص برای یک یا چند واحد از دکمه صدور صورتحساب وارد فرم صورتحساب جدید شوید.
  • در صورتیکه میخواهید یک پرداخت را بصورت دستی ثبت کنید از طریق دکمه پرداخت وارد منوی ثبت پرداخت شده و پس از انتخاب نام ساکن یا مالک و همچنین تعیین روش پرداخت اقدام به تکمیل سایر اطلاعت نموده و در نهایت بر روی دکمه ثبت پرداخت کلیک کنید.
  • تراکنش ها مجتمع

این قسمت شامل کلیه تراکنش ها مالی مجتمع میباشد. مثلا کلیه هزینه های ساختمان (مانند هزینه آسانسور، قبض مشاعات و ….) و همچنین کلیه درآمدها (شارژ ها و … ) در این قسمت نمایش داده میشوند. علاوه بر ثبت هزینه ها و در آمد ها،  انتقالات بین بانکی (یا بین بانک و صندوق)‌ نیز در این قست ثبت میشوند.

لیست تراکنش ها

ثبت پرداخت های مربوط به شارژها و صورتحساب های ساکنین و مالکین از منوی شارژ پرداخت واحد ها انجام میگیرد و این بخش صرفا برای ثبت سایر درآمد ها و هزینه ها و انتقال بین حساب ها است. در صورتیکه میخواهید تراکنشی را بصورت چک (دریافتی یا پرداختی) ثبت کنید باید از قسمت تعهدات اقدام به انجام آن نمایید.

  • تعهدات

تعهدات دریافتی و پرداختی مجتمع در این قسمت ثبت میشوند. تعهدات میتوانند بصورت چک و غیر چک باشند. توجه داشته باشید که صرفا تعهدات چک (پرداختی یا دریافتنی)‌در سیستم مالی ثبت و بر حساب بدهکاران و بستانکاران اعمال میشود. تعهدات غیر چک صرفا جهت یادآوری به مدیر مجتمع ثبت شده و در صورت تایید پرداخت توسط مدیر بر حساب بستانکاران و بدهکاران اعمال خواهد شد.

لیست تعهدات مالی

بخش “مطالب و اعلانات” یک ابزار کامل جهت ارتباط مدیریت با ساکنین و مالکین میباشد. به کمک این بخش میتوانید انواع اعلامیه ها (شامل خبر، گزارش، هشدار، قوانین و …)‌را به همراه انواع فایل (‌در صورت نیاز)‌ ایجاد کرده و به روش های مختلف مانند ناتیفیکیشن موبایل، ایمیل، تلگرام یا پیامک برای ساکنین و مالکین ارسال کنید. 

فرم اطلاعیه جدید

همچنین بخش تلفن های ضروری این امکان را به مدیر میدهد تا شماره تلفن های ضروری (مانند تعمیرکار، پزشک، …) را در اختیار ساکنین و مالکین قرار دهد.

لیست تلفن های ضروری مجتمع

بله. یکی از ابزارهای کاربردی یونیتا امکان تعریف انواع نظر سنجی، تعریف سوالات مختلف با جواب های قابل انتخاب، تعریف بازه زمانی و مهلت پاسخ دهی و در نهایت یک گزارش کامل و تفصیلی از نتایج نظرسنجی میباشد. همچنین شما به عنوان مدیر میتوانید مشخص کنید که نتایج برای شرکت کنندگان قابل نمایش باشد یا خیر.

گزارش نظرسنجی

بخش درخواست ها و شکایات یک فضای تعاملی بین ساکنین و مدیریت در اختیار شما قرار میدهد. در این بخش ساکنین (یا مالکین) میتوانند مشکلات، شکایات یا نظرات خود را (به همراه عکس در صورت نیاز)‌ارسال کنند و مدیر نیز میتواند در همان بخش به آن درخواست پاسخ دهد.

درخواست ها و شکایات

بله. در منوی ابزار مدیریت بخشی به اسم  مدیریت قراردادها وجود دارد. مدیر ساختمان میتوانید از طریق فرم ثبت قرارداد اقدام به ثبت قراردادهای ساختمان از قبیل قرارداد آسانسور،‌نظافت و …. نماید. همچنین میتوانید مشخص کند تا در صورت نزدیک شدن به زمان پایان قرارداد، از طریق صندوق پیام، ایمیل، تلگرام یا پیامک به او یادآوری شود.

فرم ثبت قراردادهای مجتمع

مدیریت کارها بخشی در منوی ابزار مدیریتی است که امکان ثبت و تعیین وضعیت کارهای باقیمانده در آن وجود دارد. مدیر ساختمان میتوانید کلیه کارهای روزهای آینده را با تعیین زمان اجرا و میزان اهمیت ثبت نماید و در صورت اجرای هر کدام وضعیت آن کار را از حالت “انجام نشده” به “انجام شده” تغییر دهد.

مدیریت کارها

تقریبا هر گزارشی که یک مدیر ساختمان (یا مالکین و ساکنین)‌ به آنها احتیاج دارند قابل دسترسی میباشد. منوی گزارشات شامل ۳ گزارش اصلی زیر میباشد:

  • نمودار هزینه ها و درآمد ها: یک گزارش گرافیکی از مقایسه میزان درآمدها و هزینه های مجتمع در بازه های زمانی مختلف و با ذکر جزییات

گزارش هزینه و درآمد
  • صورت وضعیت مالی: یک نمای کلی از وضعیت مالی کنونی مجتمع

گزارش صورت وضعیت مالی
  • لیست تراز واحد ها: گزارش میزان بدهکاری و بستانکاری هر واحد

لیست بدهکاران

توجه داشته باشید که مدیر ساختمان از منوی پروفایل مجتمع میتوانید امکان دسترسی ساکنین و مالکین را به این گزارش ها فعال یا غیر فعال نماید.

همچنین مدیر میتوانید از کلیه لیست ها موجود در منوی مالی (مانند تراکنش ها، تعهدات و …) ، واحد ها، اشخاص و …. از طریق دکمه خروجی در بالای هر لیست اقدام به ایجاد و دانلود فایل آن لیست در انواع فرمت های اکسل ، pdf یا پرینت مستقیم نماید.

از منوی یونیتا وارد بخش وضعیت حساب کاربری شوید. در این بخش علاوه بر مشاهده وضعیت فعلی مجتمع خود میتوانید اقدام به تمدید سرویس یونیتا، افزایش تعداد واحدهای مورد نیاز و همچنین افزایش اعتبار پنل پیامک مجتمع خود نمایید.

حساب کاربری مجتمع

کلیه صورتحساب ها و فاکتورهای استفاده از سرویس سامانه یونیتا در بخش صورتحساب های یونیتا از منوی یونیتا قابل مشاهده میباشد. این صورتحساب ها بصورت خودکار توسط سامانه ایجاد میشوند و پس از پرداخت توسط مجتمع بصورت خودکار در قسمت هزینه های مجتمع ثبت خواهند شد.(احتیاجی به ثبت این هزینه توسط مدیر یا مسئول مالی نیست)

بله. کلیه پیامک های ارسالی از طرف سیستم به کاربران، ساکنین و مالکین در قسمت لیست پیامک های ارسالی از منوی یونیتا قابل مشاهده میباشد.

پل ارتباطی اصلی بین ما و شما بخش پشتیبانی منوی یونیتا میباشد. هر سوال و مشکلی در نحوه استفاده یا اشکالات موجود را در این قسمت ثبت کنید و مطمئن باشید که ظرف مدت حداکثر ۴ ساعت کاری به شما پاسخ خواهیم داد. از آنجاییکه جهت بهبود خدمات کلیه سوالات شما میباید در سامانه ثبت شود لذا حتی در صورت تمایل به تماس تلفنی ابتدا سوال یا مشکل خود را در این قسمت ثبت کنید.